臺灣石油工會公文處理辦法 中華民國六十五年五月廿九日第一屆理事會第二次會議議通過
內政部六十五、十、廿六台內勞字七○五二八六號函准予備查
前 言 凡機關團體業務上的一切施為,就是公務;處理公務,必須藉文字傳達於公眾及其他機關團體或特定的某人,這項表達處理公務的記載,就是公文。且查我國自鼎革以還,公文的體制與格式,經過數度改革,公文處理程序亦有變更,現行各級機關團體,視其組織大小,業務繁簡,均擬有一套完整的辦法,俾各級人員作公文處理上之準繩,而能步調一致,井然有序。爰訂本辦法,作本會公文處理之依據,茲將收文至歸檔之過程分敘於後:
   
第一節 收文 公文收進後,如套上寫明「親啟」、「密啟」字樣者,應即將原件送首長,或首長指定之人員拆封,但交下登記時各欄逐一登記,僅事由一欄填「密」字,或「密不摘由」,其餘公文及附件,均由收發人員拆封,逐一點清,分別在「收文登記簿」上各欄,逐一登記,並於公文上編號及加蓋收文日期戳記。
公文附件,應以不與本文分離為原則,附件如係現金、支票、匯票或其他貴重物品時,應先送總務組經管人員驗收保管。附件如有遺漏缺少,或另寄未到者,應即通知原機關單位補送或催促,仍須於本文上及登記簿,分註明「附件缺漏」或「附件未到」等字樣。
   
第二節 分文 公文經過點收登記後,分別速件用紅色卷宗,普通件用藍色卷宗,密件用黃色卷宗夾妥,送主任秘書分文,主任秘書分文時,如業務屬某組辦理,於文上右角寫某組,其內容涉及兩組以上之業務,應分別主辦組及會辦組依次寫明於文上右角;如內容有關兩組或三組以上業務同等重要者,則按文內敘述之先後,依次寫明組別。
經主任秘書分文後,按速件與普通件之先後,送承辦人於收文簿承辦人簽收欄簽收辦理。承辦人簽收時,如認為分文錯誤,應於分文所寫組別下註明改分,或簽收後移送其他組收辦。
   
第三節 簽辦與擬稿 承辦人員於簽收文件後,速件應隨到隨辦,次件及普通件,如有前案應調卷查明前案處理情形,案情重大者,應先提出處理意見,簽請首長核決;俟批可後再行擬稿。
普通或例行文件,有法規成例可循者,可簽稿併呈,或免簽,僅據來文擬稿,如須知會其他有關組者,情形先會或後會均可。
層轉或轉知公文,除非必須錄引全文者外,儘量摘要引敘。
創稿之擬辦,承辦人員有感某項業務之需要,或首長條諭或面示擬辦某事,或臨時性或永久性,視其輕重繁簡,先擬簽後擬稿,或簽稿併呈。
稿末首長署名:上行文必須全銜姓名。平行及下行文,則用職銜姓名。
公文除分行者外,以副本抄呈,抄送有關機關單位,稿紙上應分別註明,如有附件,抄送副本機關單位,應否檢送附件,亦應註明。
文稿塗改或初、覆核時改正過多,應予清稿後再行呈判。
首長面諭所擬之機密或急件,勿須層轉,可直接送首長判行,即交繕發。除情形特殊者外,事後仍應分致層閱。
存查文件,呈閱後送收發人員轉送歸檔。並於收文簿附註欄內註明「存查」,彙辦文件,呈閱後仍存承辦人手,俟有關單位同樣文件到齊後,一併處理。並須知會收發人員於收文簿附註欄註明「彙辦」。
文稿於發文後,須退回續辦者,應於稿紙右邊裝訂線內,寫明「退稿」或「發後退稿」等字樣。
   
第四節 會簽與稿 公文內容涉及兩個或三個以上單位之業務,其案情重大或複雜者,必須由主辦單位簽擬處理意見,送請會辦單位,提供意見;或先送會辦單位簽具意見,作主辦單位之參考。如會辦單位與主辦單位意見出入,必須協調後再行簽核。
處理辦法經過簽決後,即行擬稿,仍須送會會辦單位,如稿內用語或引用法條仍有異議時,應另條簽還,主辦單位研究修正後,仍須送會,俟稿上會稿欄內簽蓋後,再行呈判。但主辦單位得視情形請先判後會或發後補會。如業務係兩單位或三個單位同等重要時,發文時可用兩或三單位發文代字併列,稿上應予註明。
   
第五節 核稿與判行 所擬各種文稿,應與來文對照,是否能答復其所請示詢問或請辦之事,是否與原簽及條諭之意旨相符,或文字上有無語病,或界說不清,用字不當之處,均應為之核改或增刪。
首長視擬就之文稿,如仍有送會有關單位之必要,退回會後再送,或批判後,發後補會,經核處理辦法,文句等均屬妥當,在稿上首長欄就各個人平日習慣書一「行」或「發」字,並得簽名或蓋章,或僅簽「名」、「姓名」等,均需註明時間,至此始成定稿。
依分層負責之原則,凡例行公文及依據法令撰擬之稿件,首長得授權主任秘書或各組主管代行,並於稿上適當地位註明「先行」或「代發」或「代行」或「代」字樣。
   
第六節 繕校 公文經判行後,由原承辦人送收發人員,視性質之緩急,分別先後送總務組繕寫,凡付繕文件,先將正文、附件、副本、文別、段落、字句,等詳為檢閱,如原稿不明之處,或發現漏誤之處,應詢告原承辦人釋明後,再行繕寫。
公文繕寫行款:長文書式,首行低二格,次行以下均頂格,分段者均如此。每段末句及全文結尾,均應「╱╱」號截之。對直接主管上級機關,或不相隸屬之上級機關之稱謂,均應換行頂格寫,如係間接稱引,應視稱引時對該機關之關係,換行頂格,或空一格或不空格;對平行機關之直接稱謂,亦應換行頂格。引用原文時,應加提引號,層次較多時,可反覆使用。凡銀錢數字、人名、日期,或含有重要意義之字句,如繕寫錯誤,不得挖或塗改,均應重繕。分項式,第一項數字頂格寫,次行以下低一格寫,第二項第三項以下每項均如第一項款式,其餘與長文書式同。
繕竣文件,送校對人員將繕正文件與原稿件校對,如發現有錯誤或遺漏,應即照原稿改正或添註,並加蓋「校正」之章,如錯誤漏過多,應送承繕人員重繕。
   
第七節 監印 無論何種文件,須經長或授權判發者,方得用印,如未附原稿、原諭、原條或原稿漏判者,應退請原承辦人員補送或補判,或發現繕正文件錯誤,文別不當,亦應退請經辦單位改正後再行用印。
發文繕正本及副本用印時,應蓋在發文日期之處,其日期在正文之後者,如證書、獎狀之類,應蓋在年月之間,「騎年搭月」。上行文發文,機關首長銜名(用全銜)下,蓋職(官)章,平行文及下行文,首長銜(不用全銜)下,加蓋簽名章。
原稿亦應加蓋印信,蓋在稿面正中;其發文正本、副本、原稿在兩頁以上者,其頁與頁相連處,均應加蓋騎縫章,一律正蓋。
代電用代電紙者,蓋在上端之正中,用普通公文紙者,蓋在發文日期處,至僅用官章或私章者,一律蓋在文末字上。
表冊之類,視表冊情形,蓋於上端正中,或蓋在起首全銜上,或蓋在日期上,或蓋封面、封底、封底堙B全銜、年月上均可。
   
第八節 編字號 發文號碼之前,冠以各種代字,先以阿拉伯數字代表年份,次以「石工」二字代表本會,再次以承辦組第一子代表組別:如51石工組字。從每年元月始,收入第一件起編,更換年份代字及號碼。
發文採連貫編號,不分組編號,發文號碼以來文收到時所編之號碼,如有兩號以上來文彙案辦理者,則以其中最先收到來文所編之號碼為發文號碼,並於收文簿該號附註欄註明發文字樣,其他文號均註明併入某號辦理。凡無來文之創稿發文,應在收文號碼中待收文之第一個空號碼,作為本件之發文號碼,但在此收文號碼事由欄內註明,為「某事創稿發文」或「密件創稿發文」等字樣。
   
第九節 發文與封送 發文之正本與副本或附件,經過以上各項手續,仍須詳細檢查,如有漏誤,須退還有關單位補正。再對照原稿如係「速件」、「最速件」、「密件」、「副本」等,均應於公文右上角,分別加蓋各種戳記,「副本」下面寫明某關或單位。再依緩急先後登載發文簿,發文號碼照第八節辦理。
檢齊公文及附件裝入封套,如須摺疊時,應將受文者摺在正面,封套寫明文號及受文者,及其地址,封口時應視公文性質,作不同之封緘,有機密性者,須用夾層封套,口用火漆固封,或用薄而易破之紙,用漿貼於封口縫上,並加蓋收發章。
裝封辦妥後,交人專送,郵寄或便差代遞,怛均應登記送文簿,送收文機關蓋收文章,郵局加蓋郵戳,或便差簽名,如係郵寄掛號須掣取收據或回執,並貼送文簿上備查。
封發完畢,將原稿、附件等,送檔案管理人員點收,並在發文簿內簽章及註明日期。
   
第十節 退稿 文稿上寫有「退稿」或「發後退稿」等字樣者,於公文發出後,由收發人員將原稿件逕退原承辦人員,並在發文簿上註明退稿,送請簽收。
   
第十一節 公文稽催 凡收到公文送由承辦人簽數後,視速件與普通件需要處理之時間,予以稽催,如超過處理所需時間,收文簿上尚未註明:「發文」、「彙辦」、「存查」等字樣者,收發人員應隨時填公文查詢單向承辦人查詢處理情形,促承辦人注意,以免積壓。
   
第十二節 檔案管理 由收發人員送來歸檔稿件,點清文稿及附件後,於文稿空白處加蓋「歸檔章」。
立卷:凡能單獨成一案之文件,立一案名,貯以卷夾。以後凡有關之來往文件,均依時間先後彙入此卷,以活頁裝訂,卷面寫明檔號,卷面堙A為存卷目錄表,登記存卷文件、收發文號碼、案由、歸檔日期、附件數等項,如遇附件零星,或不易黏貼,不能裝訂,以及體積龐大者,可另備附件袋貯藏,於稿上蓋「附件v件另存」戳記。
卷宗:凡一案結束,或一年份終了,均由活頁改為巖裝,並於裝線處黏貼封條,加蓋「歸檔章」,卷內騎縫內,亦加蓋「歸檔章」。封面加蓋會印。
檔案分類:本會檔案分類,另訂目錄。
調卷:承辦案件人員,如須查閱前案者,須填具調卷單,經單位蓋章後,送檔案管理人員,分緩急先後檢調,本會因人員不多,業務不太複雜,加以道德之維繫,例未採用填單調卷手續,此段聊備參考。
保管:凡文件可為將來之引證者,應永遠保存。凡文件可備參考而無永遠保存之必要者,保存十年,凡例行文件,而無緊要關係者,保存五年。
銷燬:保存期限屆滿,可列具銷燬檔案清冊二份,簽會有關單位同意,經首長核可,並報請上級機關核准,予以銷燬。