臺灣石油工會公文處理辦法 中華民國六十五年五月廿九日第一屆理事會第二次會議議通過
內政部六十五、十、廿六台內勞字七○五二八六號函准予備查
前 言 凡機關團體業務上的一切施為，就是公務；處理公務，必須藉文字傳達於公眾及其他機關團體或特定的某人，這項表達處理公務的記載，就是公文。且查我國自鼎革以還，公文的體制與格式，經過數度改革，公文處理程序亦有變更，現行各級機關團體，視其組織大小，業務繁簡，均擬有一套完整的辦法，俾各級人員作公文處理上之準繩，而能步調一致，井然有序。爰訂本辦法，作本會公文處理之依據，茲將收文至歸檔之過程分敘於後：
   
第一節 收文 公文收進後，如套上寫明「親啟」、「密啟」字樣者，應即將原件送首長，或首長指定之人員拆封，但交下登記時各欄逐一登記，僅事由一欄填「密」字，或「密不摘由」，其餘公文及附件，均由收發人員拆封，逐一點清，分別在「收文登記簿」上各欄，逐一登記，並於公文上編號及加蓋收文日期戳記。
公文附件，應以不與本文分離為原則，附件如係現金、支票、匯票或其他貴重物品時，應先送總務組經管人員驗收保管。附件如有遺漏缺少，或另寄未到者，應即通知原機關單位補送或催促，仍須於本文上及登記簿，分註明「附件缺漏」或「附件未到」等字樣。
   
第二節 分文 公文經過點收登記後，分別速件用紅色卷宗，普通件用藍色卷宗，密件用黃色卷宗夾妥，送主任秘書分文，主任秘書分文時，如業務屬某組辦理，於文上右角寫某組，其內容涉及兩組以上之業務，應分別主辦組及會辦組依次寫明於文上右角；如內容有關兩組或三組以上業務同等重要者，則按文內敘述之先後，依次寫明組別。
經主任秘書分文後，按速件與普通件之先後，送承辦人於收文簿承辦人簽收欄簽收辦理。承辦人簽收時，如認為分文錯誤，應於分文所寫組別下註明改分，或簽收後移送其他組收辦。
   
第三節 簽辦與擬稿 承辦人員於簽收文件後，速件應隨到隨辦，次件及普通件，如有前案應調卷查明前案處理情形，案情重大者，應先提出處理意見，簽請首長核決；俟批可後再行擬稿。
普通或例行文件，有法規成例可循者，可簽稿併呈，或免簽，僅據來文擬稿，如須知會其他有關組者，情形先會或後會均可。
層轉或轉知公文，除非必須錄引全文者外，儘量摘要引敘。
創稿之擬辦，承辦人員有感某項業務之需要，或首長條諭或面示擬辦某事，或臨時性或永久性，視其輕重繁簡，先擬簽後擬稿，或簽稿併呈。
稿末首長署名：上行文必須全銜姓名。平行及下行文，則用職銜姓名。
公文除分行者外，以副本抄呈，抄送有關機關單位，稿紙上應分別註明，如有附件，抄送副本機關單位，應否檢送附件，亦應註明。
文稿塗改或初、覆核時改正過多，應予清稿後再行呈判。
首長面諭所擬之機密或急件，勿須層轉，可直接送首長判行，即交繕發。除情形特殊者外，事後仍應分致層閱。
存查文件，呈閱後送收發人員轉送歸檔。並於收文簿附註欄內註明「存查」，彙辦文件，呈閱後仍存承辦人手，俟有關單位同樣文件到齊後，一併處理。並須知會收發人員於收文簿附註欄註明「彙辦」。
文稿於發文後，須退回續辦者，應於稿紙右邊裝訂線內，寫明「退稿」或「發後退稿」等字樣。
   
第四節 會簽與稿 公文內容涉及兩個或三個以上單位之業務，其案情重大或複雜者，必須由主辦單位簽擬處理意見，送請會辦單位，提供意見；或先送會辦單位簽具意見，作主辦單位之參考。如會辦單位與主辦單位意見出入，必須協調後再行簽核。
處理辦法經過簽決後，即行擬稿，仍須送會會辦單位，如稿內用語或引用法條仍有異議時，應另條簽還，主辦單位研究修正後，仍須送會，俟稿上會稿欄內簽蓋後，再行呈判。但主辦單位得視情形請先判後會或發後補會。如業務係兩單位或三個單位同等重要時，發文時可用兩或三單位發文代字併列，稿上應予註明。
   
第五節 核稿與判行 所擬各種文稿，應與來文對照，是否能答復其所請示詢問或請辦之事，是否與原簽及條諭之意旨相符，或文字上有無語病，或界說不清，用字不當之處，均應為之核改或增刪。
首長視擬就之文稿，如仍有送會有關單位之必要，退回會後再送，或批判後，發後補會，經核處理辦法，文句等均屬妥當，在稿上首長欄就各個人平日習慣書一「行」或「發」字，並得簽名或蓋章，或僅簽「名」、「姓名」等，均需註明時間，至此始成定稿。
依分層負責之原則，凡例行公文及依據法令撰擬之稿件，首長得授權主任秘書或各組主管代行，並於稿上適當地位註明「先行」或「代發」或「代行」或「代」字樣。
   
第六節 繕校 公文經判行後，由原承辦人送收發人員，視性質之緩急，分別先後送總務組繕寫，凡付繕文件，先將正文、附件、副本、文別、段落、字句，等詳為檢閱，如原稿不明之處，或發現漏誤之處，應詢告原承辦人釋明後，再行繕寫。
公文繕寫行款：長文書式，首行低二格，次行以下均頂格，分段者均如此。每段末句及全文結尾，均應「╱╱」號截之。對直接主管上級機關，或不相隸屬之上級機關之稱謂，均應換行頂格寫，如係間接稱引，應視稱引時對該機關之關係，換行頂格，或空一格或不空格；對平行機關之直接稱謂，亦應換行頂格。引用原文時，應加提引號，層次較多時，可反覆使用。凡銀錢數字、人名、日期，或含有重要意義之字句，如繕寫錯誤，不得挖或塗改，均應重繕。分項式，第一項數字頂格寫，次行以下低一格寫，第二項第三項以下每項均如第一項款式，其餘與長文書式同。
繕竣文件，送校對人員將繕正文件與原稿件校對，如發現有錯誤或遺漏，應即照原稿改正或添註，並加蓋「校正」之章，如錯誤漏過多，應送承繕人員重繕。
   
第七節 監印 無論何種文件，須經長或授權判發者，方得用印，如未附原稿、原諭、原條或原稿漏判者，應退請原承辦人員補送或補判，或發現繕正文件錯誤，文別不當，亦應退請經辦單位改正後再行用印。
發文繕正本及副本用印時，應蓋在發文日期之處，其日期在正文之後者，如證書、獎狀之類，應蓋在年月之間，「騎年搭月」。上行文發文，機關首長銜名（用全銜）下，蓋職（官）章，平行文及下行文，首長銜（不用全銜）下，加蓋簽名章。
原稿亦應加蓋印信，蓋在稿面正中；其發文正本、副本、原稿在兩頁以上者，其頁與頁相連處，均應加蓋騎縫章，一律正蓋。
代電用代電紙者，蓋在上端之正中，用普通公文紙者，蓋在發文日期處，至僅用官章或私章者，一律蓋在文末字上。
表冊之類，視表冊情形，蓋於上端正中，或蓋在起首全銜上，或蓋在日期上，或蓋封面、封底、封底裏、全銜、年月上均可。
   
第八節 編字號 發文號碼之前，冠以各種代字，先以阿拉伯數字代表年份，次以「石工」二字代表本會，再次以承辦組第一子代表組別：如51石工組字。從每年元月始，收入第一件起編，更換年份代字及號碼。
發文採連貫編號，不分組編號，發文號碼以來文收到時所編之號碼，如有兩號以上來文彙案辦理者，則以其中最先收到來文所編之號碼為發文號碼，並於收文簿該號附註欄註明發文字樣，其他文號均註明併入某號辦理。凡無來文之創稿發文，應在收文號碼中待收文之第一個空號碼，作為本件之發文號碼，但在此收文號碼事由欄內註明，為「某事創稿發文」或「密件創稿發文」等字樣。
   
第九節 發文與封送 發文之正本與副本或附件，經過以上各項手續，仍須詳細檢查，如有漏誤，須退還有關單位補正。再對照原稿如係「速件」、「最速件」、「密件」、「副本」等，均應於公文右上角，分別加蓋各種戳記，「副本」下面寫明某關或單位。再依緩急先後登載發文簿，發文號碼照第八節辦理。
檢齊公文及附件裝入封套，如須摺疊時，應將受文者摺在正面，封套寫明文號及受文者，及其地址，封口時應視公文性質，作不同之封緘，有機密性者，須用夾層封套，口用火漆固封，或用薄而易破之紙，用漿貼於封口縫上，並加蓋收發章。
裝封辦妥後，交人專送，郵寄或便差代遞，怛均應登記送文簿，送收文機關蓋收文章，郵局加蓋郵戳，或便差簽名，如係郵寄掛號須掣取收據或回執，並貼送文簿上備查。
封發完畢，將原稿、附件等，送檔案管理人員點收，並在發文簿內簽章及註明日期。
   
第十節 退稿 文稿上寫有「退稿」或「發後退稿」等字樣者，於公文發出後，由收發人員將原稿件逕退原承辦人員，並在發文簿上註明退稿，送請簽收。
   
第十一節 公文稽催 凡收到公文送由承辦人簽數後，視速件與普通件需要處理之時間，予以稽催，如超過處理所需時間，收文簿上尚未註明：「發文」、「彙辦」、「存查」等字樣者，收發人員應隨時填公文查詢單向承辦人查詢處理情形，促承辦人注意，以免積壓。
   
第十二節 檔案管理 由收發人員送來歸檔稿件，點清文稿及附件後，於文稿空白處加蓋「歸檔章」。
立卷：凡能單獨成一案之文件，立一案名，貯以卷夾。以後凡有關之來往文件，均依時間先後彙入此卷，以活頁裝訂，卷面寫明檔號，卷面裏，為存卷目錄表，登記存卷文件、收發文號碼、案由、歸檔日期、附件數等項，如遇附件零星，或不易黏貼，不能裝訂，以及體積龐大者，可另備附件袋貯藏，於稿上蓋「附件v件另存」戳記。
卷宗：凡一案結束，或一年份終了，均由活頁改為巖裝，並於裝線處黏貼封條，加蓋「歸檔章」，卷內騎縫內，亦加蓋「歸檔章」。封面加蓋會印。
檔案分類：本會檔案分類，另訂目錄。
調卷：承辦案件人員，如須查閱前案者，須填具調卷單，經單位蓋章後，送檔案管理人員，分緩急先後檢調，本會因人員不多，業務不太複雜，加以道德之維繫，例未採用填單調卷手續，此段聊備參考。
保管：凡文件可為將來之引證者，應永遠保存。凡文件可備參考而無永遠保存之必要者，保存十年，凡例行文件，而無緊要關係者，保存五年。
銷燬：保存期限屆滿，可列具銷燬檔案清冊二份，簽會有關單位同意，經首長核可，並報請上級機關核准，予以銷燬。